Endüstri 4.0 hareketinden sonra başlayan küreselleşme süreci organizasyonların iş yapış şeklini kökten değiştirdi. Günümüzde yaşanan değişim geleneksel yöntemlerin ihtiyaçlara cevap vermesini zorlaştırdı, karmaşık olarak yürütülen iş süreçlerinin teknoloji kullanılarak yönetilebileceği anlayışı işletmeleri bu gelişime ayak uydurmaya zorunlu hale getirdi.
Rekabetin giderek arttığı dönemde teknoloji ve dijitalizasyon İnsan kaynakları alanının da odak nokta oldu. İnternetin yaygınlaşması, mobil uygulamalar, sosyal medya kanallarının kullanımı arttı ve bu bağlamda çalışma koşullarında yaşanan değişim işletmelerin teknoloji ile uyumlu hareket etmesinin yolunu açtı.
İnsan kaynaklarının dijital dönüşümü, manuel sistemlerin otomatik hale getirilmesi sürecini ifade eder. İnsan kaynaklarının birçok fonksiyonunda dijitalleşme süreci başladı. Günümüzde işletmeler verileri depolamak ,süreç akışlarını otonom yürütmek ,rekabet karşısında hızlı adım atmak için dijital insan kaynakları sistemlerini kullanmaya başladı.
İnsan Kaynakları Fonksiyonlarında Dijital Dönüşüm
İşe alım ve Oryantasyon
Dijital işe alım firmanın ihtiyacı olan adayları belirlemek ve firmaya çekmek için kullanılan otomotize edilmiş uygulamalardır. İş başvurusu, aday takibi ve yönetimi , işe alım sürecinin web tabanlı uygulamalar ile otomotize edildiği süreçler olarak karışımıza çıkar.
Günümüzde birçok ATS(Aday Takip Sistemi) programı ile adayların başvuruları firmaların sistemine otomotik olarak düşer, tüm bilgilendirme , firmanın sınav ve assessment uygulamaları online ortamda yapılır, hatta yapay zeka destekli uygulamalar ile firmanın aradığı yetkinlikte adaylar başvurular ile eşleştirilerek hızlı şekilde uygun adaylara ulaşım imkanı sağlar.
Wade ve Wendy programları ile çalışanların kariyer planlarını gerçekleştirmesine yardımcı olurken, şirket içerisindeki kariyer fırsatları noktasında bilgi sahibi olabilir, aynı zamanda işe alım sürecinde adaylara şirket kültürü, işe alım süreci konusunda da bilgi aktarabilir.
İşe alım süreci sonrası firmaya katılan her çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgi ve kaynağa hızlı ulaşım ve sürecin sistematik şekilde ilerlemesini sağlayarak oryantasyon sürecini başarılı bir şekilde tamamlayacak ortamı sağlar. Geçmişte kağıt ortamında yapılan onboarding süreci otomotize edilerek tüm süreç akışları hem aday hem de firma nezdinde sistemli ve otomotik olarak süreci tek tuş ile yönetme imkanı sağlar.
Eğitim
Eğitim tarafında yaşanan dijitalleşme zaman ve mekan bağımsız uygulamaları kapsar.
Hem çalışan hem de insan kaynakları tarafında kullanılan dijital eğitimler ve planlama sürecindeki uygulamalar hızlı , kolay erişilebilir ve sistemli bir ortam sağlar. Bugün eğitim tarafında kullanılan birçok dijital platform ile çalışanlar ihtiyaç duydukları eğitime istedikleri zaman hızlı bir şekilde ulaşabiliyor , firmaların zorlandığı planlama tarafındaki süreçler dijital ortamda büyük kolaylık sağlıyor, ihtiyaç duydukları analiz ve raporlama süreçleri bu uygulamalar ile hızlı ve doğru şekilde yapabiliyor.
Küresel bir şirket olan IBM dijital IK ’ya geçişte öncü şirketlerden biri. Sürekli öğrenmeyi desteklemek için geleneksel küresel öğrenme sistemini kapatarak onu yeni bir dijital öğrenme platformuyla değiştirdi. Yeni sistem rol ve deneyime dayalı eğitimler düzenler ve önerir.
İç İletişim
Çalışanların şirket içerisindeki iletişimi ve bu iletişimde kullanılan yöntemler de rekabet ortamında daha önemli bir noktaya geldi. Çalışanların sesini duyurabilecekleri alan dijital ortamda sağlanıyor.
Bugün birçok dijital uygulama ile çalışan iletişimi daha sağlıklı şekilde sağlanır. Yıllardır kendine muhatap arayan ve sesini duyurmak isteyen pek çok çalışan önerileri , beklentileri , geri bildirimlerini dijital platformlar sayesinde hızlı bir şekilde insan kaynaklarına ulaştırabiliyor ve kullanılan web , app uygulamaları ile otomotik olarak hızlı bir şekilde dönüş yapılmasına imkan sağlıyor. Örneğin; Royal Bank of Canada çalışan deneyimini dijital bir ortama taşıyarak Embark adlı uygulama ile çalışanların yeni işleri hakkında bilgi edinmelerine, şirket kültürünü benimsemelerine, çalışacakları ekipler ile çevrimiçi tanışmalarına yardımcı oluyor.
Performans Yönetimi
Performans yönetiminin dijital ortamda takibi çalışana ait tüm performans göstergelerinin ortak bir sistem üzerinde toplanması, performans çıktılarının analizinin yapılması ve verilerin saklanmasını sağlar.
Dijital bir performans yönetimi performans süreci gibi kritik bir konuda hata yapılmasının önüne geçer ve zaman kaybını minimuma indirerek sürecin hızlı şekilde tamamlanmasına olanak sağlar. Örneğin; IBM Şirket bağlılığı ve uyumu artıran geribildirim süreci olan Checkpoint’i oluşturarak performans yönetimi sürecini farklı bir noktaya taşıdı.
İnsan Kaynaklarında Dijital Dönüşüne Neden Ayak Uydurmalıyız?
Dijitalleşmenin kaçınılmaz olduğu günümüzde kurumların yaklaşımını anlamak için KPMG’nin yapmış olduğu bir araştırmaya bakalım. Araştırmaya göre IK yöneticilerinin %60’ı dijital dönüşüm planlarının bulunmadığını belirtiyor. Araştırmaya katılan IK yöneticilerinin %41’i işyeri kültürünün, dijital değişim önündeki en büyük engel olduğu görüşünde, katılımcıların %35’i mevcut işyeri kültürünün inovatif ve deneysel olmaktan çok görev odaklı olduğunu belirtiyor.
Bugün her alanda teknolojiyi kullandığımız ortamda İnsan Kaynakları olarak , birçok kişiye temas ettiğimiz çalışma ortamında neden dijitalleşmeliyiz?
Verinin , dökümantasyonun, iletişimin en üst seviyede olduğu İnsan Kaynakları departmanlarında dijital dönüşüme yapılan yatırım birinci önceliğimiz olmalı. Ancak bugünkü tablo firmaların dijital dönüşüme yaptıkları yatırımı İnsan Kaynakları süreçlerine uygulaması en son öncelik olarak kalıyor, üretim ,arge faaliyetleri ve çıktıları elbette önemli ancak bu süreçlerin ana kaynağı olan insan ve bu kaynağın ilk başından sonuna dek her sürecini verimli hale getirmek de oldukça kıymetli.
Peki dijital ortam bu verimliliği nasıl sağlıyor ?
İşe başlamadan önce ilk temas noktası olan işe alım sürecinde adayların süreç boyunca bilgi akışı ,sınavlar, değerlendirme merkezi uygulamaları adayın ortamdan ve zamandan bağımsız hareket etmesini sağlıyor. Aynı zamanda yapay zeka uygulamaları ile yürütülen işe alım süreçlerinde ön yargılardan uzak, cinsiyet, din, dil farkı gibi ayrışmalar önlenebiliyor.
Kişinin işe başladığı andan itibaren ihtiyaç duyduğu her türlü bilgiye ve sürecinin adım adım sağlıklı işlemesine olanak sağlayan uygulamalar firmaya olan bağlılığının ilk meyvesini oluşturuyor. İşe alım ve onboarding süreçleri firma ile ilk temasın yaşandığı alan, bugün ATS ve Onbording uygulamaları adayların kusursuz bir deneyim yaşamasına olanak sağlıyor. Dijital değişimden beş yıl önce kullandığımız manuel sistemler adayın henüz işe başlamadan süreçte yaşadığı aksaklıkların bugün kullanılan otonom sistemler ile zaman odaklı aldığı bildirimler, hızlı geri dönüş sağlayan uygulamalar ile daha sağlıklı ve hatasız ilerlediğini görüyoruz.
Firmaya adımını attığı andan itibaren sesini duyurabildiği online platformlar , mobil uygulamalar ile istediği her an hızlı bir şekilde ulaşabildiği iletişim kanalı kendisine dinlenildiğini hissettiriyor.
Şirketlerin belki de öncelik sırasına almadığı ancak yüksek önem taşıyan konulardan biri kurumsal hafıza , böylesine önemli bir kaynağın insan kaynaklarında süreçlerinin otomotik ve veri odaklı hale gelmesi kurumsal hafızanın yıllarca tutulmasını sağlar, bugün birçok organizasyonda operasyonel süreçlerin getirdiği yoğunluk kişilerin zamanını fazlasıyla almakta, yapay zeka ve makine öğrenmesinin geldiği noktada insanların çok uzun süreler ayırdığı işler saniyeler içerisinde tamamlanır, süreçlerin otomotize edildiği bir ortamda İnsan Kaynakları profesyonellerinin zamanı etkin kullanmasına ve stratejik bir role bürünmelerine olanak tanır.
Bireyler kişisel gelişimlerine odaklanabilir ve paralelinde firmaya duyulan güven, yapılan işlerin stratejik önem taşıması bağlılık ve aidiyeti artırarak dijitalleşme süreci çalışan bağlılığına pozitif etki yaratan bir durum olarak karşımıza çıkar.
Aynı zamanda yapılan birçok araştırma gösteriyor ki dijitale yönelim iş süreçlerinde maliyetlerin azalmasına , bilginin güvenli , ulaşılabilir ve sağlıklı bir şekilde saklanabilmesine olanak sağlar.
En çok tercih edilen şirketler sıralamasında teknolojiyi yakından takip eden, inovasyona açık, sistem ve dijitalleşmeye yönelen şirketlerin ilk sıralarda geldiğini unutmayalım. Çalışan deneyiminin ilk adımı onları operasyondan kurtararak daha aktif , yeni fikirler üreten ve buna imkan sağlayan uygulamalara ve sistemlere sahip olmaktan geçiyor.
Comentários